O que é home office?

Home office é a prática de trabalhar em casa. Esse regime vem sendo adotado nas últimas semanas por empresas de todo o mundo como medida de prevenção ao novo coronavírus, evitando um possível contágio entre os funcionários. No Brasil, companhias como Itaú Unibanco e Mastercard, que recentemente confirmaram casos da Covid-19 em colaboradores, já aderiram ao método. Empresas de tecnologia como Google, Microsoft, Twitter, LinkedIn, Facebook e Amazon, também passaram a promover o trabalho em casa para os escritórios em vários países.

Trabalhar em home office exige, além de foco para manter a produtividade, um bom computador e programas específicos para que você possa manter contato com a equipe e realizar as mesmas tarefas que faria se estivesse na empresa. Inclusive, para ajudar nesse período de coronavírus, empresas como Google e Microsoftliberaram gratuitamente ferramentas de comunicação à distância. Além disso, programas como Skype, Zoom Meetings, Google Hangouts, Slack e Trello podem ajudar no desempenho de suas tarefas e na comunicação com a equipe. A seguir, saiba o que significa home office e veja dicas para trabalho remoto durante o coronavírus, além de uma lista com 13 programas úteis para usar no seu primeiro dia de trabalho em casa.

O que é home office?

Home office significa escritório em casa, em tradução livre do inglês. O sistema é um regime bastante comum para profissionais autônomos e freelancers em que os funcionários trabalham remotamente. Esse esquema é cada vez mais adotado por grandes empresas para diminuir custos e aumentar a qualidade de vida de funcionários. No home office, os trabalhadores podem, por exemplo, evitar o trânsito e ganhar mais tempo livre para se dedicar a outras atividades, como fazer um curso ou praticar esportes.

Fazer home office não significa trabalhar exclusivamente em casa. Hoje em dia é muito comum o uso de espaços públicos como cafés, bibliotecas e livrarias com acesso à Internet, ou locais privados, como os co-working — locais onde pessoas e empresas têm acesso a uma estrutura básica para trabalhar, com mesas, cadeiras e energia elétrica. Outra prática comum em algumas companhias é a adoção de home office em um dia da semana.

Home office em tempos de Coronavírus

Por conta da pandemia de coronavírus, que atinge o planeta desde o início do ano, muitas empresas começaram a liberar seus funcionários para trabalharem de casa. No Brasil, desde a última semana, a recomendação é que as pessoas fiquem o máximo de tempo possível dentro de casa, em quarentena. Assim, ajudam a evitar transmissão da Covid-19. Diante dessa situação, muitas companhias viram no home office uma possibilidade de continuarem com suas atividades normais, sem que exponham seus funcionários ao risco de contágio da doença.

De acordo com o Google Trends, serviço que monitora buscas na Internet, o interesse pelo tema “home office” atingiu na primeira semana de março o nível mais alto dos últimos 90 dias, com aumento de 34% nas buscas do site em todo planeta. A expressão “work from home” (trabalhar de casa) registrou, no mesmo período, o maior número de buscas dos últimos três meses. Os Estados Unidos lideram as buscas pelo termo nos últimos três meses, com Cingapura e Índia na lista dos cinco países que mais pesquisaram o tema.

Segundo informações divulgadas pelo site Recode, desde o final de janeiro, a Microsoft registra um aumento de 500% no uso de videoconferência na China. O uso também cresceu nos Estados Unidos entre os funcionários da Microsoft: o volume de bate-papo no Microsoft Teams aumentou em 50%, enquanto as reuniões por videoconferência tiveram um aumento de 37%.

O Google oferecerá até 1º de julho recursos avançados do Hangouts Meet, aplicativo empresarial de reuniões. Usuários do G Suite e G Suite for Education poderão, durante esse período, realizar videochamadas com até 250 pessoas sem pagar nada. Já a Microsoft liberou o uso gratuito por seis meses do Microsoft Teams, serviço corporativo premium de mensagens, e aumentou o limite de usuários. Ambos os serviços permitem gravar e salvar as chamadas realizadas.

Dicas para home office

Trabalhar em esquema de home office tem uma série de particularidades, diferentes do trabalho na empresa. Primeiramente, é preciso estabelecer uma rotina que seja mais próxima possível do usual. Isso começa pelo horário de trabalho, que deve estar bem definido. Tente manter sua produtividade, sem que seja necessário fazer horas extras. Além disso, respeite o horário de almoço e não se esqueça de levantar para tomar uma água.

Por outro lado, evite possíveis distrações, como conversas com familiares e brincadeiras com animais de estimação. Além disso, tente configurar um ambiente próximo ao do dia a dia, evitando trabalhar no sofá, na cama ou até mesmo de pijama. A ideia do trabalho em home office é focar na produtividade para que o funcionário consiga render tanto quanto se estivesse na empresa. A seguir, confira 13 programas para facilitar o trabalho em casa, caso você já tenha recebido o comunicado de home office durante a pandemia de coronavírus.

Ferramenta de comunicação com a equipe

1. Slack

O Slack é um software que aumenta a produtividade das conversas de trabalho, excluindo a necessidade de e-mails ou mensagens via WhatsApp. Toda a comunicação de um projeto é reunida em um só ambiente, com publicações que podem ser públicas ou privadas. A ferramenta faz integração com outros serviços, como Google Drive, Office 365e Trello, e pode ser especialmente útil em períodos de home office, pois concentra toda a equipe. Além disso, evita misturar conversas pessoas e profissionais no WhatsApp, por exemplo.

Ferramentas para videoconferências

2. Skype

O Skype é um dos serviços de chamada de voz e vídeo mais populares na Internet, e está disponível para celulares, tablets, TVs e consoles de jogos. A versão gratuita suporta até 20 usuários, enquanto a versão paga, o Skype for Business, permite conversar com até 250 pessoas em uma mesma chamada.

Com o Skype é possível trocar mensagens de texto, fazer reuniões, compartilhar arquivos e telas com outros usuários. As conversas são gratuitas, mas há cobrança em ligações para telefones convencionais.

3. Hangouts Meet

Simples e funcional para equipes que precisam conversar por vídeo, o Hangouts Meet é um programa do Google que está com recursos premium liberados para todos neste período de coronavírus — ou seja, não é preciso ser assinante de uma conta corporativa. A ferramenta permite agendar reuniões, mandar lembretes pelo calendário, fazer reuniões por vídeo e compartilhar arquivos. Ela está disponível para PC, além de celulares Android e iPhone (iOS).

4. Zoom Meetings

Com foco corporativo, o Zoom Meetings é uma ferramenta de videoconferência que possibilita fazer reuniões por vídeo entre duas pessoas ou com 500 participantes, além de webinars com até 10 mil pessoas. Também é possível compartilhar arquivos, textos e apresentações pelo bate-papo. A versão básica é gratuita, e pode ser acessada em PCs com Windows, macOS e Linux, além de smartphones Android ou iPhone.

Ferramentas para organização das tarefas da equipe

5. Trello

O Trello é uma ferramenta colaborativa para organizar tarefas individuais ou em grupo. Bastante intuitivo, o programa apresenta quadros em que são colocadas as listas de tarefas separadas por cartões coloridos com prazos e objetivos definidos.

A plataforma ainda oferece recursos de checklist para indicar pontos imprescindíveis ao projeto, upload de arquivos e etiquetas coloridas que permitem ao usuário separar os arquivos por temas. É semelhante à organização dos lembretes com post-its. O Trello oferece planos gratuitos e pagos, e está disponível para Android, iPhone e PC.

6. Clicksign

O Clicksign (clicksign.com) oferece gestão e assinatura de documentos com validade jurídica. O plano básico dá direito a cinco documentos por mês. Com a ferramenta, é possível assinar à distância documentos urgentes que não podem esperar o surto do Coronavírus.

7. Bitrix24

A Bitrix24 (bitrix24.com.br) é uma plataforma de gerenciamento de projetos e colaboração que gera relatórios, faz controle de tempo em atividades e possui grupo de bate-papo. A empresa ampliou a versão gratuita para uso ilimitado de usuários devido ao Coronavírus.

8. WeTransfer

O WeTransfer é um programa para compartilhamento de arquivos grandes pela Internet bastante útil para trabalho remoto. Na versão gratuita, é possível enviar até 2 GB de arquivos para até 20 e-mails. Para utilizar, é só fazer o download que o documento chega até o destinatário em forma de arquivo zipado.

9. Postgrain

O Postgrain é um gerenciador de postagens para Instagram que permite compartilhamento no Facebook e Twitter. O serviço faz o agendamento das publicações por data e horário. Na versão gratuita, o usuário pode fazer até oito posts por mês.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos na nuvem

10. Google Drive

O Google Drive é um serviço de armazenamento na nuvem de arquivos como textos, fotos, vídeos e músicas. A ferramenta dispensa a necessidade de HD externo ou pen drives, além de permitir o comcompartilhamento dos documentos com outros usuários. Os arquivos, planilhas e apresentações do Google salvam automaticamente todas as alterações feitas na nuvem.

Essas características tornam a ferramenta muito prática e atrativa para as empresas. O programa funciona de forma integrada com outros produtos como Google Docs, Google Fotos, Google Sheets, Google Forms e Google Slides. Os 15 GB iniciais de armazenamento são gratuitos.

11. Dropbox

O Dropbox também armazena dados na nuvem e permite o compartilhamento de arquios. No entanto, a versão gratuita dá direito a apenas 2 GB de espaço de armazenamento. É possível conseguir mais espaço convidando amigos para utilizar o serviço.

12. OneDrive

O OneDrive é o serviço de armazenamento na nuvem da Microsoft que oferece 5 GB de arquivos grátis para usuários de Android, iPhone (iOS) e no PC. A ferramenta também possui a funcionalidade “Cofre Pessoal” para guardar arquivos confidenciais protegidos por senha.

Ferramenta para controle de horas trabalhadas

13. Toggl

O Toggl é uma ferramenta de controle das horas trabalhadas disponível para PC, Android e iPhone (iOS) que mensura o tempo investido em cada projeto ou cliente. O programa faz essa contagem automaticamente por funcionário ou equipe, e gera relatórios detalhados, eliminando a necessidade do preenchimento de planilhas. Essa pode ser uma boa solução para fazer o controle de horas trabalhadas durante o home office.

(Techtudo)