Com tanta tecnologia, por que ainda guardamos documentos impressos?

Apesar de todo o avanço, o último passo desse processo é para trás; pelo menos na nossa opinião. Depois de digitalizados, esses documentos são arquivados em caixas e colocados neste imenso galpão. Para evitar qualquer possibilidade de incêndio ou ameaça a essa papelada toda, o nível de segurança é altíssimo. Quando um documento original é solicitado, um funcionário precisa usar uma lanterna de LED – para evitar qualquer tipo de aquecimento – e procurá-lo assim, no escuro!
No Brasil, o ciclo de vida do papel ainda é extremamente longo, podendo ultrapassar os 30 anos. As leis são diferentes para cada tipo de documento. Por exemplo, documentos fiscais precisam ser guardados por, pelo menos, cinco anos; contratos de financiamentos, 10 anos; prontuário de funcionários de uma empresa, 25 anos.
Na visão do especialista, o que acontece é uma inversão de responsabilidades do governo para o contribuinte. Em vez de o órgão responsável fiscalizar, é sempre a empresa ou a pessoa física que tem que comprovar sua inocência e quitação de dívidas. Claro, a tecnologia poderia ajudar e muito, mas para travar um pouco mais a situação, no Brasil não há qualquer legislação que aceite documentos digitalizados como oficiais.
Nos Estados Unidos, por exemplo, a situação é outra. Enquanto por aqui cabe ao juiz decidir se aceita ou não uma imagem digitalizada em um processo judicial, lá o maior prazo para guardar um documento é de seis anos… bem menos que os nossos 30. E sempre se parte do princípio de que quem prestou suas contas está falando a verdade.
A digitalização, ainda que não possa ser usada legalmente, traz uma série de vantagens: além de ganhar espaço físico no escritório, o acesso virtual ao documento é infinitamente mais rápido e o documento digitalizado ainda pode ser acessado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo. Mas, pelo visto, no Brasil – por mais retrogrado que pareça -, a gente ainda vai continuar guardando papel por um bom tempo.
(Olhar Digital)

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